Het integreren van nieuwe technologieën binnen een organisatie is zelden een eenvoudige taak, en het adopteren van Microsoft 365 vormt daarop geen uitzondering. Hoewel Microsoft 365 een uitgebreid pakket aan productiviteitstools biedt en talloze voordelen belooft, worden organisaties vaak geconfronteerd met aanzienlijke hindernissen op de weg naar succesvolle adoptie.

Op het moment dat een organisatie de stap zet naar Microsoft 365, is adoptie over het algemeen een veelbesproken onderwerp. Vragen worden gesteld als: “Hoe zorgen we ervoor dat iedereen hiermee kan werken?”, “Hoe creëren we draagvlak binnen de organisatie?” en “Hoe zorgen we ervoor dat zelfs de minder ICT-vaardige medewerkers worden betrokken?”

Hoewel het belang van adoptie wordt erkend, blijkt bijna elke organisatie moeite te hebben met het volledig benutten van de talloze voordelen van Microsoft 365. Tijdens de migratie is er weliswaar aandacht voor adoptie, maar zodra de migratie is voltooid, lijkt deze aandacht snel te verdwijnen. Gebruikers hebben mogelijk korte instructies gekregen, als die al zijn gegeven, en kunnen wellicht net (al dan niet op de verkeerde manier 🙃) met de basisapplicaties overweg. Is dit nou waarom die Microsoft 365-licenties zijn aangeschaft?

Wat kun je technisch doen?

Aangezien veel organisaties dit stadium allang gepasseerd zijn, zal ik hier niet ingaan op alle voorbereidingen die genomen kunnen worden bij de overstap naar Microsoft 365. Ik richt me voor nu op wat je technisch binnen je organisatie kunt doen om ervoor te zorgen dat medewerkers Microsoft 365 geleidelijk beter gaan benutten.

Laten we beginnen met iets wat je mogelijk nog niet gebruikt of wellicht helemaal niet kent, namelijk ‘ACTIES’! Hoewel het wellicht niet haalbaar is om de hele dag naast elke collega te zitten voor uitleg, kun je wel acties instellen binnen Microsoft 365 om je collega’s te informeren over alternatieve handelingen. Via deze acties kun je bijvoorbeeld medewerkers instrueren om bijlagen niet per e-mail te versturen, maar deze te delen op het moment dat ze een bijlage aan een e-mail toevoegen. Of je kunt mensen aanmoedigen om bestanden op te slaan in SharePoint of OneDrive in plaats van lokaal op hun apparaat. Op deze manier worden gebruikers gestimuleerd om op een andere (de juiste 😊) manier gebruik te maken van de mogelijkheden die Microsoft 365 te bieden heeft.

Ga naar: Microsoft 365 Admin Center > Rapporten > Ingebruiknamescore > Acties

Hier is nog een tip, misschien een open deur: bekijk de Microsoft Adoptiescore (NL: Ingebruiknamescore). Hoewel de meeste organisaties hier wellicht bekend mee zijn, is lang niet alles hierover bekend. Wist je dat je hier dagelijks op basis van realtime gebruik nieuwe aanbevelingen krijgt? Deze aanbevelingen kunnen waardevolle inzichten opleveren om periodiek bij te sturen of gerichte trainingen te geven. En wist je dat je met de Microsoft Adoptiescore ook specifiek kunt inzoomen op bepaalde groepen of afdelingen, zodat je de individuele behoeften beter in kaart kunt brengen?

Ga naar: Microsoft 365 Admin Center > Instellingen > Organisatie-instellingen > Ingebruiknamescore

Toch blijft het feit dat de reis naar een succesvolle adoptie van Microsoft 365 geen eenrichtingsverkeer is, maar eerder een ontdekkingsreis waarbij continue aandacht en aanpassingen nodig zijn. De technische stappen kunnen helpen, door te stimuleren op een betere en veiligere manier te werken. De Adoptiescore kan inzicht geven in de stappen die gemaakt kunnen worden, maar beide zijn lang niet het eindpunt voor het succesvol adopteren van Microsoft 365.

Mocht je meer willen weten over hoe je deze reis soepel kunt doorlopen? Neem gerust contact met ons op; ook als het gaat om de voorbereiding op de overstap, want laten we eerlijk zijn, de voorbereiding is vaak het halve werk. Wij kijken ernaar uit om samen met jou en je organisatie het volledige potentieel van Microsoft 365 te benutten.