Er komt een interessante nieuwe feature aan in Microsoft Teams: Approvals. Met Approvals kun je gemakkelijk goedkeuringsverzoeken aanmaken, beheren en delen direct vanuit één centrale plek in Teams. Je kunt een goedkeuringsverzoek starten vanuit bijvoorbeeld een chat, in een kanaal of vanuit de Approvals app. Kies een type, voeg de details en bestanden toe en kies de personen die moeten goedkeuren. Deze personen krijgen vervolgens een notificatie en kunnen direct goed- of afkeuren.

Approvals app

De Approvals app is de centrale plek binnen Teams waar je alle verzoeken kunt terugvinden. Elk verzoek wordt weergegeven met belangrijke details zoals de status, waar het verzoek vandaan komt, wie de aanvrager is en de behandelaar(s).

Security en compliance

Approvals maakt gebruik van de security en compliance standaarden in Microsoft 365. Dit betekent dat er ook uitgebreide logging plaatsvindt op verschillende acties, zoals het aanmaken, goedkeuren en afwijzen van een verzoek. Deze acties zijn te reviewen in het M365 Compliance Center.

Elektronische handtekeningen

Bij goedkeuringsworkflows is het vaak ook handig om de mogelijkheid te hebben tot het plaatsen van een digitale handtekening. Met Approvals gaat het mogelijk zijn om een goedkeuringsworkflow met elektronische handtekening te maken, die werkt via Adobe Sign, DocuSign en andere 3rd party providers.
Kies jouw elektronische handtekeningen provider en voeg de details toe van het verzoek toe. Na verzending ontvangen degenen die moeten tekenen een e-mail notificatie en kunnen hiermee direct vanuit hun e-mail het verzoek tekenen.

power platform

Approvals in Teams is gebouwd op het Power Platform. Hierdoor kun je alle goedkeuringsworkflows door de hele organisatie samenbrengen op één plek door gebruik te maken van de workflowmogelijkheden in Power Automate.

Vanuit de Power Automate-ontwerpstudio kun je een nieuwe stroom maken en een trigger selecteren, zoals bijvoorbeeld een nieuw bestand gemaakt in een SharePoint documentenbibliotheek. Voeg vervolgens een de workflowstap Goedkeuringen toe als actie. Hier kun je de gegevens van het goedkeuringsverzoek invullen.
Natuurlijk kun je de workflow nog veel verder uitbreiden, bijvoorbeeld door na de goedkeuring de status op te vragen en deze weg te schrijven in een ander registratiesysteem.

Bijvoorbeeld bij wanneer een bepaald formulier is verzonden kun je een stroom bouwen die bepaalt wat er gedaan moet worden nadat het verzoek is goed- of afgekeurd.

Het goedkeuringsverzoek zal automatisch verschijnen in Teams:

Wanneer beschikbaar

Approvals in Teams zal in de loop van januari 2021 wereldwijd uitgerold worden.