Microsoft is begonnen met het uitrollen van een belangrijk nieuw beheeronderdeel voor SharePoint Online en OneDrive. Met dit onderdeel kunnen beheerders een policy aanmaken die automatisch de toegangsrechten van gastgebruikers intrekt van SharePoint Online sites en individuele OneDrive’s, na een zelf ingestelde periode van tijd. Deze policy zorgt voor veel meer controle over de rechten van deze gebruikers en hiermee weet je zeker dat deze gebruikers alléén tijdelijk rechten hebben. Nu komt het nog heel vaak voor dat rechten worden uitgedeeld aan gasten en daarna nooit meer worden ingetrokken. Dit zorgt dan weer voor een onveilige omgeving.

Er zijn een aantal belangrijke zaken omtrent dit nieuwe onderdeel:

• Deze policy heeft géén terugwerkende kracht wat betekent dat bij het moment van activeren de huidig uitgedeelde toegangsrechten zullen blijven bestaan;
• De policy wordt toegepast op de toegangsrechten van deze gebruikers op siteniveau of OneDrive. De gebruiker raakt automatisch de toegangsrechten kwijt voor alle inhoud op deze sites;
• Wanneer de toegangsrechten van een gast worden ingetrokken, kan een gebruiker met de mogelijkheid om inhoud te delen deze gast opnieuw uitnodigen.

SharePoint sitebeheerders kunnen de toegang op ieder moment verlengen voor een gastgebruiker, tot aan de ingestelde limiet in deze policy. Als je in de policy bijvoorbeeld 10 dagen ingesteld hebt, dan kunnen de toegangsrechten voor een gastgebruiker verlengd worden met maximaal 10 dagen vanaf het moment van instellen. Dit kan een beheerder meerdere keren doen.

En nog een belangrijke: Sitebeheerders ontvangen automatisch notificatiemails met daarin een opsomming van gastgebruikers waarvan de toegang binnenkort gaat verlopen.

Deze nieuwe policy staat standaard uit en kan aangezet worden in het SharePoint Beheercentrum. De uitrol is begonnen en zal bij iedereen geïmplementeerd zijn uiterlijk eind oktober.