Als MKB een eigen op maat gemaakte app in Microsoft 365? Juist voor de kleinere organisatie interessant

door | 29-01-24 | Blog | 0 Reacties

“Do more with less”: de pitch van Microsoft waarmee de richting wordt aangegeven voor het verder ontwikkelen van de Microsoft Cloud. Met ‘less’ wordt bedoeld: minder tijd, minder kosten en minder complex maar met méér innovatie, flexibiliteit en gemak.

Eén van de dingen waar we dit in zien terugkomen is het Power Platform van Microsoft. Het Power Platform van Microsoft is als een low code gereedschapskist voor bedrijven. Je kunt hiermee apps maken, gegevens analyseren en processen automatiseren zonder dat je alles hoeft te coderen. In plaats daarvan gebruik je kant en klare codeblokken en functionaliteiten.

Een praktijkvoorbeeld van ModiShare

Een bedrijf, laten we het RailEdu BV noemen, levert opleidingen en certificaten die vereist zijn voor het werken langs het spoor. Bij RailEdu BV werkt 8 man en wordt de Microsoft Business Premium licentie gebruikt. RailEdu BV is begonnen met het bijhouden van de administratie binnen SharePoint en omdat ze klein zijn begonnen was het in eerste instantie prima bij te houden in een SharePoint lijst. Inmiddels heeft RailEdu BV al aan zo’n 300 kandidaten een opleiding met certificaat mogen verzorgen, waardoor de SharePoint lijst tegen zijn limieten aanloopt.

Stroomlijnen d.m.v. een eigen Power App

RailEdu BV besloot om de administratieve processen te stroomlijnen en efficiënter te maken door gebruik te maken van de mogelijkheden binnen het Power Platform van Microsoft. In lijn met de ‘do more with less’-filosofie, koos RailEdu BV voor het ontwikkelen van een Power App om de kandidaten en de bijbehorende certificaten bij te houden.

Met de Power App (nu gebaseerd op de Microsoft Dataverse) kon RailEdu BV op een intuïtieve manier de gegevens van de kandidaten beheren, zoals persoonlijke informatie, opleidingstrajecten en behaalde certificaten. Dit betekende niet alleen een efficiëntere manier van gegevensinvoer, maar ook een gestructureerde en georganiseerde aanpak van het opleidingsproces.

Procesautomatisering als vervolgstap

Een van de opvallende kenmerken van de ontwikkelde Power App was de mogelijkheid om automatisch studieovereenkomsten en certificaten aan te maken en te verzenden. Dit werd mogelijk gemaakt door gebruik te maken van Power Automate, een andere tool binnen het Power Platform.

Op het moment dat een kandidaat werd aangemaakt binnen de Power App, werd automatisch de studieovereenkomst opgemaakt en verstuurd naar de betreffende persoon.

Met een werkstroom in Power Automate kun je nagenoeg alles automatiseren

Maar daar bleef het niet bij. RailEdu BV ging verder met het implementeren van automatisering op het moment dat de kandidaat succesvol de opleiding had afgerond.

Op dat moment genereert de Power App automatisch het bijbehorende certificaat en verzendt het naar de kandidaat. Dit elimineerde niet alleen de noodzaak voor handmatige handelingen, maar zorgde er ook voor dat de kandidaten hun certificaten snel en efficiënt ontvingen.

Tijds- en kostenbesparing gerealiseerd

De keuze voor low code automatisering binnen Microsoft 365, met behulp van het Power Platform, heeft RailEdu BV niet alleen geholpen om tijd en kosten te besparen, maar heeft ook bijgedragen aan een gestroomlijnd en geoptimaliseerd opleidingsproces.

De eenvoudige uitbreiding van de Power App met Power Automate heeft de organisatie in staat gesteld om de administratieve last sterk te verminderen en zich te concentreren op hun kerntaken: het verzorgen van hoogwaardige opleidingen en certificaten voor werken langs het spoor.

Juist voor kleine organisaties interessant

Voor kleinere organisaties zoals RailEdu BV biedt low code automatisering binnen Microsoft 365 een laagdrempelige en kosteneffectieve manier om processen te verbeteren en te innoveren. De combinatie van Power Apps en Power Automate stelt bedrijven in staat om snel en flexibel aanpassingen door te voeren in hun digitale processen, waardoor ze meer kunnen doen met minder inspanning.

Het succesverhaal van RailEdu BV is een illustratie van hoe deze benadering juist voor kleinere organisaties van grote waarde kan zijn.

Ben je ook benieuwd of dit voor jouw organisatie kan werken? Neem dan gerust contact met ons op voor een oriënterend gesprek. Wij kunnen je helpen met het maken van de low code applicaties en het automatiseren van processen binnen Microsoft 365 (en daarbuiten 😊).

Martijn Burggraaff

Martijn Burggraaff

Solution Architect Microsoft @ ModiShare

Altijd gedreven om de mogelijkheden van Microsoft 365 ten volle te benutten, van automatisering door middel van het Microsoft Power Platform, tot het Adopteren van Microsoft met Viva.

Als Solution Architect Microsoft schrijft Martijn op regelmatige basis blogs over inzichten en de mogelijkheden met betrekking tot de verschillende oplossingen die Microsoft biedt.

0 reacties

Een reactie versturen

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Deze site wordt beschermd door reCAPTCHA en Google Privacy Policy en Servicevoorwaarden toepassen.

De verificatie periode van reCAPTCHA is verlopen. Laad de pagina opnieuw.

Microsoft 365 nieuws en updates maandelijks in je inbox?

Met onze Monthly Recap mail ontvang je elke maand onze updates in jouw mailbox.

Per maand