De feature ‘Request files’ die al aanwezig was in OneDrive, is nu ook naar SharePoint gebracht! Met deze feature is het mogelijk om vanuit een documentbibliotheek een unieke URL te genereren die vervolgens gedeeld kan worden met degene aan wie je bestanden wilt opvragen. Je kunt in het verzoek een korte uitleg opnemen over welke bestanden je opvraagt. Lees verder in dit artikel om te ontdekken hoe het werkt.

Hoe het werkt

Om te beginnen selecteer je een map waarin je wilt dat de ontvanger documenten kan plaatsen, en vervolgens klik je op Bestanden aanvragen. Vul de naam van de map in en typ vervolgens het e-mailadres van de persoon van wie je bestanden wilt aanvragen. De ontvanger klikt op de link, selecteert zijn of haar bestanden en uploadt deze, waarbij alleen de bestanden zichtbaar zijn die zij hebben geüpload.

De oorspronkelijke aanvrager ontvangt een e-mail wanneer er nieuwe bestanden zijn toegevoegd, met de naam van de persoon die ze heeft geüpload.

Een bestandsverzoek kan beginnen vanuit een link in bijvoorbeeld een e-mailhandtekening, een link in een chat of bijvoorbeeld een hyperlink die deel uitmaakt van een intakeproces met klanten of leveranciers.

Toepassingen

Er zijn legio toepassingsmogelijkheden te bedenken voor deze mooie feature. Bijvoorbeeld in een RFP-scenario (Verzoek om voorstel), waarbij je biedingen moet verzamelen. Of als er offertes verzameld moeten worden van verschillende leveranciers, een leraar die opdrachten verzamelt, een manager die feedback vraagt van teamleden, het verzamelen van afbeeldingen en video’s van een evenement, of een recruiter die documenten verzamelt van kandidaten. En zo zijn er nog heel veel toepassingen te bedenken waarin deze feature heel handig kan zijn.

De ontvanger krijgt een eenvoudige webinterface te zien waarmee hij of zij bestanden kan uploaden. En voor jou komen de bestanden binnen zonder toegang te hoeven verlenen tot uw SharePoint documentbibliotheken of andere sites. Dat is toch wel een mooi pluspunt!

Enkel uploaden

Iedereen met de bestandsaanvraaglink kan bestanden uploaden zonder zich te hoeven aanmelden; er is geen Microsoft 365-account nodig. Het beste van alles is dat uploaders alleen bestanden kunnen uploaden en verder geen andere acties kunnen doen. Ze kunnen dus niet bestanden bekijken, bewerken of zelfs zien wie er nog meer heeft geüpload in deze bestandsaanvraag.

Hoe te activeren

SharePoint-beheerders kunnen deze feature activeren via de SharePoint Online Management Shell (PowerShell). Er zijn een aantal belangrijke voorwaarden voordat deze feature aangezet kan worden, waarvan het activeren van Anyone links for SharePoint er eentje is.

Wil je deze feature ook in jouw omgeving graag geactiveerd hebben, maar kom je daar niet uit? Laat het dan zeker even eten.

Voor alle techneuten die het graag zelf willen doen: https://learn.microsoft.com/nl-nl/sharepoint/enable-file-requests