Gmail en Outlook, twee veelgebruikte e-mailservices, hanteren verschillende methoden om je inbox te organiseren. Gmail maakt gebruik van labels, terwijl Outlook folders gebruikt. In deze blogpost nemen we je mee in het verschil tussen deze twee systemen.

Gmail labels

Gmail labels fungeren als tags die je aan berichten toewijst, waardoor je e-mails kunt categoriseren op basis van onderwerpen, projecten, afzenders, en meer. Deze labels worden weergegeven in de linkerzijbalk van Gmail, waar ze functioneren als virtuele folders. Wat Gmail uniek maakt, is dat één enkel bericht meerdere labels kan hebben zonder de opslagruimte van je Gmail-account te beïnvloeden.

Outlook folders

In tegenstelling tot Gmail maakt Outlook gebruik van folders (mappen) waarin je e-mails kunt verplaatsen of kopiëren. Je kunt zelf folders aanmaken of gebruikmaken van de standaard folders zoals Inbox, Sent Items, Drafts, etc. Folders verschijnen in het folderpaneel van Outlook, waar je ze naar wens kunt rangschikken.

Het verschil tussen Gmail labels en Outlook folders

Het cruciale verschil tussen Gmail labels en Outlook folders is dat labels aan berichten worden toegevoegd als tags, terwijl folders dienen als opslagmappen waarin berichten worden geplaatst. Gmail staat meerdere labels toe voor één bericht, terwijl Outlook beperkt is tot één folder per bericht. Hierdoor heeft het hanteren van labels niet direct invloed op de opslag van de e-mail, terwijl bij het hanteren van folders ook daadwerkelijk de locatie van de mail verandert. Wanneer een mail in meerdere folders moet komen, wordt deze dus gekopieerd in plaats van gelabeld.

In Outlook kun je e-mails automatisch naar specifieke folders verplaatsen op basis van bepaalde criteria door het gebruik van ‘regels’. Dit is handig als je veel e-mails ontvangt en deze automatisch wilt organiseren. Binnen Gmail kun je dit ook voor labels faciliteren, maar dan maak je gebruik van ‘filters’.

Eenvoudige overgang van Gmail naar Outlook

Als je de overstap wilt maken van Gmail naar Outlook zonder je labels (of erger nog; e-mails) te verliezen, is het belangrijk om vooraf te inventariseren welke labels je nu hebt en welke folders je straks moet aanmaken. Verder moet je rekening houden met het opnieuw instellen van filters, die omgezet moeten worden naar regels. Handmatig is dit op kleine schaal nog wel te faciliteren, maar het wordt al snel lastig wanneer er meerdere accounts zijn.

Met onze migratiedienst worden Gmail labels automatisch per account omgezet in Outlook folders. Vervolgens worden de gelabelde e-mails netjes overgezet naar de bijbehorende Outlook folders, zodat je geen e-mail kwijtraakt. Wil je meer informatie over hoe wij een Google Workspace naar Microsoft 365 migratie aanpakken, neem dan contact met ons op. We laten je graag onze unieke aanpak zien.