Inactieve SharePoint sites, iedere organisatie heeft ze waarschijnlijk wel. SharePoint sites die niet meer gebruikt ‘zouden moeten’ worden. Als IT beheerder is het moeilijk te bepalen wanneer een site daadwerkelijk inactief is. Is er niet toch nog ergens een medewerker die gebruikt maakt van de data binnen deze site? Het actief laten van deze SharePoint site, zorgt er weer voor dat de omgeving tegen de opslaglimieten aan kan lopen. Het bijkopen van opslagruimte kost vervolgens weer veel geld. Precies hiervoor heeft Microsoft een nieuwe service bedacht, namelijk Microsoft 365 Archief. In deze blogpost lees je wat het is, hoe het te gebruiken is en hoe je tot 75% kosten kan besparen door gebruik te maken van Microsoft 365 Archief.

Wat is Microsoft 365 Archief?

Microsoft 365 Archief is een archiveringsoplossing ontwikkeld door Microsoft voor SharePoint. Het biedt de mogelijkheid om SharePoint sites te archiveren. Met het archiveren van een site wordt alles wat op die site staat, zoals documenten en lijsten, gearchiveerd. De gearchiveerde data is dan niet meer beschikbaar voor gebruikers.

SharePoint heeft een limiet aan de hoeveelheid opslag die actieve SharePoint sites mogen gebruiken. De opslag van een gearchiveerde site telt niet mee voor deze opslag, waardoor er meer ruimte overblijft voor de actieve SharePoint sites. Aan het archiveren van SharePoint sites zitten tot een bepaald punt geen kosten verbonden. Het archiveren van een site kost €0,05 per GB opslag per maand vanaf het moment dat de actieve opslag en de gearchiveerde opslag, de limiet van SharePoint overschrijft.

Een rekenvoorbeeld

Stel jouw organisatie heeft een limiet van 1,1TB. Hiervan wordt 600GB gebruikt voor actieve sites en 250GB voor gearchiveerde sites. 600GB + 250GB = 850GB. Dit blijft onder de limiet van 1,1TB en er zullen geen kosten zitten aan de gearchiveerde sites.

Stel er wordt 900GB gebruikt aan actieve sites en 300GB aan gearchiveerde sites. Dit levert een totale opslag van 1,2TB. Dit betekent dat er voor 100GB gearchiveerde data betaald moet worden. Dit komt dan neer op €5 per maand.

Deze oplossing biedt mogelijkheden voor organisaties met veel inactieve sites die niet verwijderd kunnen worden. Daarnaast biedt het mogelijkheden voor organisaties waarbij het aanschaffen van extra SharePoint storage (ca. €0,23 per GB per maand) niet binnen het budget past.

Mocht de gearchiveerde SharePoint site toch benodigd zijn, kan deze opnieuw geactiveerd worden. Binnen 7 dagen na het archiveren is dit kosteloos, daarna kost het €0,60 per GB om de site opnieuw te activeren.

De voordelen van Microsoft 365 Archief

Naast de voordelige kosten zitten er nog een aantal andere voordelen aan het gebruik van Microsoft 365 Archief. Het biedt een goede scheiding tussen actieve en inactieve SharePoint sites. Dit helpt beheerders met het beheren van de SharePoint omgeving. Daarbij geeft het een betere gebruikersinteractie, omdat er geen SharePoint sites meer beschikbaar zijn die de gebruiker niet gebruikt.

Een SharePoint site bevat naast data ook metadata. Metadata is specifieke informatie over de data. Met de metadata wordt onder andere het structureren en filteren van data gemakkelijker. Met het archiveren van een site, blijft deze data behouden. Zodra de site opnieuw geactiveerd wordt, zorgt deze metadata ervoor dat de gebruiker de site kan gebruiken zoals vanouds.

Limieten en toekomstige aanvullingen op Microsoft 365 Archief

Momenteel is Microsoft 365 Archief net uit de preview fase, wat betekent dat het nu door iedereen gebruikt kan worden. Er zitten echter nog een aantal limieten aan. Zo is het niet mogelijk om de gearchiveerde data in te zien. Daarnaast kunnen er momenteel alleen volledige sites gearchiveerd worden. Microsoft is bezig met het ontwikkelen van archiveren op bestandsniveau. Hiermee moet het mogelijk worden om ook losse bestanden en folders te archiveren.

Hoe kan ik Microsoft 365 Archief activeren?

Om Microsoft 365 Archief te gebruiken, moet het geactiveerd worden binnen het Microsoft 365 beheerportaal.

Navigeer om te beginnen naar “Setup”. Onder “Files and content” klik op “Automate content processess with Syntex”. Klik vervolgens op “Go to Syntex settings”. Ga hier naar “Storage” en selecteer “Archief”.

Mocht er gevraagd worden om “pay-as-you-go billing” in te stellen, stel dit dan in. Dit is een Azure-abonnement waar een betaalmiddel aan hangt, zoals een creditcard. Zodra dit is ingesteld, klik nogmaals op “Archief”. Druk vervolgens op “Turn On”. Nu kan Microsoft 365 Archief gebruikt worden.

Hulp nodig bij inrichten van Microsoft 365 Archief?

Hulp nodig bij het inrichten van Microsoft 365 Archief of bij het vinden van de juiste archiveringsoplossing? Aarzel dan niet om contact op te nemen. We staan klaar om te helpen!