Met Office 365 bouw je in een handomdraai een mooie enquête of quiz

door | 30-11-17 | Forms, Office 365 | 1 reactie

Onlangs heeft Microsoft een nieuw onderdeel aan Office 365 voor Bedrijven toegevoegd: Microsoft Forms. Hiermee bouw je in een handomdraai een mooie enquête of quiz, en krijg je op een mooie visuele manier alle resultaten te zien. In dit artikel leer je meer over dit nieuwe onderdeel!

First Release
Microsoft Forms was al geruime tijd beschikbaar voor Office 365 Education klanten, maar is nu ook (in Preview-vorm) beschikbaar gemaakt voor Bedrijven klanten. Om Forms in jouw eigen omgeving te kunnen gebruiken zul je de First Release optie moeten activeren in jouw beheerportaal. Met First Release krijgt jouw Office 365 omgeving, of enkel de door jou geselecteerde gebruikers, als eerste toegang tot nieuwe functies in Office 365. Meer over deze First Release optie, bijvoorbeeld hoe je deze kunt activeren, vind je in dit artikel. Side note: Mocht je First Release pas nu activeren om met Forms te gaan werken, weet dan dat het een aantal uur kan duren voordat Forms beschikbaar en actief is.

Starten met Forms
Microsoft Forms open je door voor Forms te kiezen in de lijst van apps in jouw portaal, óf ga naar https://forms.office.com. In het startscherm kun je gelijk een nieuw formulier of quiz aanmaken. In dit artikel maken we een formulier aan. Een nieuw formulier opent zich snel, waar je direct een titel kunt opgeven. Leuk om te weten is dat je hier ook een afbeelding aan kunt toevoegen om het geheel nog wat meer te laten spreken. Eventueel geef je nog een beschrijving op.

Type vragen
Er zijn op moment van schrijven vier typen vragen die je kunt gebruiken. Type Keuze kun je gebruiken voor het maken van een keuzevraag. Tijdens het aanmaken van dit type vraag heb je tevens de mogelijkheid hiervan een meerkeuzevraag te maken, zodat de gebruiker meerdere antwoorden kan selecteren. Voor ieder type vraag is het mogelijk de optie Vereist te selecteren, zodat de vraag verplicht ingevuld moet worden door de gebruiker. Via de drie puntjes (…) naast de knop Vereist kun je nog voor de optie Ondertitel kiezen. Hiermee geef je een extra omschrijving voor jouw vraag die getoond wordt onder de vraag. Dit kan bijvoorbeeld een extra gebruikersinstructie zijn. Wil je nog een keer dezelfde vraag gebruiken dan kun je deze gemakkelijk kopieëren en opnieuw gebruiken voor een andere vraag.

Ook bij vragen is het mogelijk om een afbeelding of een video in te voegen.

Beoordelingsvraag
De beoordelingsvraag vind ik zelf een mooi type vraag, omdat de gebruiker hier in sterren of in getallen kan aangeven hoe tevreden hij met iets is. Hierin zitten twee niveau’s: 5 sterren of getallen, of 10. Via de drie puntjes heb je nog de optie om Labels toe te voegen. Je kunt een label toevoegen voor de twee uiterste getallen of sterren, dus bijvoorbeeld voor 1 ster is het label “Slecht” en bij 5 sterren “Zeer goed”. In de afbeelding zie je hoe de vraag eruit komt te zien.

Tekstvraag
Het is ook mogelijk om een tekstvraag te gebruiken. Hiermee geef je de gebruiker de mogelijkheid om zelf tekst in te geven als antwoord. Standaard is dit één antwoordregel, maar via de optie Lang antwoord zal de tekstbox groter worden. Via de drie puntjes bestaat de mogelijkheid om Beperkingen op te geven voor deze vraag. Dit kan gebruikt worden om gebruikers verplicht een getal in te laten vullen, en geen tekst. Wanneer bijvoorbeeld voor Groter dan wordt gekozen, kan bepaald worden dat de gebruiker enkel een getal in mag vullen die boven een bepaalde waarde ligt.

Datumvraag
Als laatste type vraag heeft Microsoft Forms de datumvraag. Dit type spreekt voor zich; een gebruiker kan met dit veld een datum ingeven. Er zijn hier verder geen variaties mogelijk op dit moment.

Styling
De vragen kun je onderling nog veranderen van positie, mochten de vragen niet helemaal in de juiste orde staan. Doe dit door de betreffende vraag te selecteren en vervolgens de pijltjes omhoog of omlaag te gebruiken rechtsboven de titel van de vraag. Hier kun je vraag overigens ook verwijderen.

Je kunt ook een thema selecteren of een eigen afbeelding uploaden om de overall look-and-feel op te leuken. Om dit te doen kies je voor de knop Thema helemaal rechtsboven in je scherm. Kies uit de huidig aanwezige thema’s of upload jouw eigen afbeelding.

Vertakking
Een interessante mogelijkheid is het opgeven van vertakkingen. Hiermee kun je de gebruiker bijvoorbeeld een aantal vragen laten overslaan afhankelijk van een gegeven antwoord in een eerdere vraag. In onze enquête hebben we geselecteerd dat wanneer bij vraag 1 gekozen wordt voor “Zeer ontevreden”, dat de gebruiker direct naar vraag 3 gaat en dus vraag 2 overslaat. Met deze optie krijgt de enquête wat geavanceerdere mogelijkheden. Vertakkingen vind je onder de drie puntjes helemaal rechtsboven in je scherm, naast Voorbeeld, Thema en Delen.

Instellingen en delen

Onder de drie puntjes zie je ook de Instellingen optie. In de instellingen kun je bepalen wie het formulier kan invullen, namelijk Iedereen met de koppeling kan antwoorden of Alleen personen in mijn organisatie kunnen reageren. De eerste optie gebruik je als je ook mensen buiten jouw organisatie het formulier wilt laten invullen. De tweede optie gebruik je als je het formulier intern wilt houden en hierbij heb je nog de keus om de naam van de invuller te registreren en maximaal één ingevuld formulier in te laten sturen. Naast deze opties is het mogelijk om het formulier tijdelijk inactief te zetten door Antwoorden accepteren uit te vinken. Hierbij kun je nog een bericht ingeven die getoond wordt aan de gebruikers als ze het formulier openen. Als laatste is het ingeven van een begin- en einddatum en tijd mogelijk, om het formulier enkel tussen bepaalde data actief te laten zijn.

Ben je klaar met het formulier en wil je een voorbeeld zien van hoe het formulier eruit ziet voor gebruikers? Kies dan voor Voorbeeld en de voorbeeldweergave opent zich. Je kunt hier ook zien hoe het formulier er op een mobiele telefoon uit komt te zien! Tevreden en wil je het formulier gaan delen? Klik op Delen en hier vind je de URL naar het formulier die je aan gebruikers kan sturen. Je kunt hier ook een QR code laten genereren die je kunt downloaden en invoegen in bijvoorbeeld een mailing. Erg fraai! Daarnaast is het inframen van dit formulier in bijvoorbeeld webpagina’s of presentaties ook mogelijk. De derde optie “</>” kun je hier voor gebruiken.

Live resultaten

De enquête is gedeeld, de antwoorden stromen binnen. Bekijk deze antwoorden (in real time!) door onder het tabblad Antwoorden te kijken. Je ziet hier hoe lang gebruikers er gemiddeld over doen om de enquête in te vullen, hoeveel antwoorden er zijn en per vraag wat de antwoorden precies zijn. Het geheel ziet er allemaal erg fraai uit. De antwoorden kun je overigens vanuit hier ook gemakkelijk exporteren naar Excel. Het afdrukken van een samenvatting is mogelijk door op de drie puntjes te klikken in het overzicht.

Nieuwsgierig naar mijn koffie-enquête? Hij is hier te vinden 🙂

Meer leren over Office 365 en haar mogelijkheden?

Wij bieden met de ééndaagse workshop “Succes met Office 365 in één dag!” nog veel meer interessants voor iedereen die met Office 365 werkt. Onderwerpen als: “Wat heb ik aan Office 365?” en “Wat is samenwerken in Office 365?” komen aan bod, maar ook managers en key-users komen aan hun trekken met onderwerpen als “Hoe adviseer ik mijn organisatie bij verandertrajecten als Office 365?”, en “Hoe zorg ik voor een Return-On-Investment op mijn licenties?”. Een brede dag voor iedereen, gegeven door echte Office 365 Specialisten en Verandermanagers!

Kijk voor meer informatie over Succes met Office 365 in één dag op www.energizeoffice365.com

Gideon Kos

Gideon Kos

Microsoft 365 Specialist @ ModiShare

Microsoft (Office) 365 enthusiast with extensive experience designing and configuring M365 and SharePoint environments. Gideon is also a Microsoft Certified Trainer and regularly writes knowledge blogs on this website.

1 Reactie

  1. Jos

    Helaas is er geen optie om alle gegevens af te drukken.. of toch wel?

    Antwoord

Een reactie versturen

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Per maand

Ons Microsoft 365 nieuws & blogs automatisch ontvangen?

Schrijf je nu in op de mailinglist en ontvang maandelijks onze kennisblogs en nieuws in je mailbox.

Gelukt! Vanaf nu ontvang je maandelijks het laatste nieuws en handige kennis!