Hoe je als Microsoft 365 beheerder alle wijzigingen de baas blijft met Planner

door | 24-08-2020 | Change Management, Microsoft 365, Planner | 0 Reacties

Al geruime tijd worden alle wijzigingen die door Microsoft aangebracht worden in Microsoft 365 kenbaar gemaakt in het Berichtencentrum in het Microsoft 365 Beheercentrum. Sinds kort is het mogelijk om deze berichten automatisch te laten synchroniseren met een Planner planbord. Dit stelt jou in staat om alle wijzigingen goed bij te kunnen houden, en bijvoorbeeld toe te wijzen aan jouw collega’s. Op die manier mis je niets en kan er voor ieder item een goede impactanalyse gedaan worden. Het werkt handig en is een echte aanrader voor jou als beheerder en zéker in het geval van een beheerteam.

Planner synchronisatie instellen

Het instellen van de synchronisatie is niet lastig; Microsoft heeft een wizard gebouwd om je hierbij te helpen. Ga allereerst naar het Berichtencentrum in het Microsoft 365 Beheercentrum. Je ziet daar naast Voorkeuren de knop Planner synchroniseren staan:

Vervolgens krijg je eerst wat extra informatie te lezen over wat je precies gaat instellen. Klik op de knop Synchronisatie instellen om de wizard te starten.

Het volgende scherm verschijnt:

In dit scherm kies je een bestaand plan als je die al hebt, of je maakt een nieuw plan aan waarin straks alle berichten worden geïmporteerd. Ik kies ervoor om een nieuw plan aan te maken en klik dus op Of maak een nieuw abonnement in Planner. Planner opent zich en ik maak daar een nieuw plan aan:

Als naam heb ik hem Microsoft 365 Change Management meegegeven, maar dat kan natuurlijk iedere gewenste naam zijn. Vergeet ook niet om later, als we klaar zijn met het opzetten van de synchronisatie, leden toe te voegen aan dit nieuwe plan. Dan kun je de taken die in het plan staan toewijzen aan andere collega’s.

Heb je je nieuwe plan aangemaakt keer dan terug naar de synchronisatiewizard. Wanneer je nu bij Plan selecteren begint met het invoeren van de naam van jouw nieuw aangemaakte plan dan verschijnt deze direct in de lijst. Kies jouw nieuwe plan.

Vervolgens moet je een bucket selecteren waarin alle berichten worden geïmporteerd. Ik kies ervoor om niet de standaard bucket (Taken/To do) te gebruiken, maar een nieuwe bucket aan te maken (onderste optie) met de naam: NIEUW. Hierin worden door altijd alle nieuwe berichten gezet. Klik op Volgende wanneer gereed.

In het volgende scherm kunnen we kiezen welke berichten moeten worden gesynchroniseerd. Je kunt kiezen uit:

  • Alle updates
  • Alleen belangrijke updates – Dit zijn alleen de meest belangrijke updates waarvan vrijwel zeker is dat ze impact hebben op jouw omgeving

Ik houd deze optie op Alle updates.

Ook kun je nog kiezen uit welke categorieën berichten moeten worden geïmporteerd en van welke producten of services. Ik wil natuurlijk overal van op de hoogte blijven dus laat alles aangevinkt staan.

Klik op Volgende wanneer klaar.

Nu kom je bij de stap aan waarin alle berichten worden geïmporteerd voor de eerste keer. Je hebt een aantal opties:

Standaard staat Geen huidige berichten importeren geselecteerd. Laat je dit zo staan dan heb je straks een leeg planbord en worden alleen nieuwe berichten ná vandaag geïmporteerd. Maak voor jezelf de keus van hoelang geleden je berichten wilt importeren. Klik op Volgende wanneer klaar.

Als laatste stap kun je eventueel nog wijzigingen aanbrengen in één van de eerdere stappen en klik je op Voltooien wanneer gereed. De synchronisatie met Planner is nu ingesteld. Je ziet nu het volgende:

Dit is een belangrijk onderdeel om niet over te slaan, want hiermee stel je de automatische synchronisatie in op een schema die jij zelf kiest. Ik heb als eerste synchronisatiemoment de dag van morgen gekozen om 7 uur in de ochtend, met dagelijkse herhaling. Hierdoor heb ik elke dag de meest recente berichten automatisch op mijn planbord. Klik op Stroom maken met Power Automate om dit daadwerkelijk in te stellen.

Maak de stroom aan. Hierna krijg je de melding te zien dat het instellen is gelukt. Klik op Gereed.

De wizard is nu verdwenen en je bent terug in het Berichtencentrum. Je ziet nu rechtsboven in het scherm dat de synchronisatie met Planner heeft gelopen:

Planbord verder instellen

Ga je nu voor het eerst naar het nieuw aangemaakte planbord dan zie je dat alle berichten uit het Berichtencentrum (als je daar voor gekozen had) zijn geïmporteerd in de kolom NIEUW die ik zelf had gekozen. Ook de standaard bucket Taken staat er nog. Als eerste stap verwijder ik deze. Daarna maak ik een serie nieuwe buckets aan waarin ik straks alle berichten in kan onderverdelen. Je kunt hier helemaal zelf in bepalen welke buckets je aan wilt maken, maar ik heb in ieder geval de volgende:

  • TEAMS
  • SHAREPOINT/ONEDRIVE
  • EXCHANGE
  • YAMMER
  • ENDPOINT/INTUNE
  • OFFICE
  • M365
  • ADMIN
  • AD/IAM
  • POWER PLATFORM

Jouw plan ziet er dan nu ongeveer zo uit:

Het is nu zaak om alle kaartjes uit de kolom NIEUW nu te gaan verdelen over de juiste buckets. Dus kaartjes die beginnen met [Microsoft Teams] plaats ik in de TEAMS bucket. En die verdeling ook voor alle andere kaartjes. Heb je dit gedaan dan is het misschien ook prettig om labels te gaan benoemen om deze te gebruiken voor het maken van impact analyses. Zo kunnen jij en jouw collega’s per kaart aangeven of er een impact analyse gedaan moet worden en wat de status daarvan is.

Labels stel je in door een kaart te openen en dan met je muis over de zes kleuren te bewegen die rechtsboven aan de kaart ‘hangen’. Vervolgens schuiven ze uit en kun je per kleur een naam opgeven. Dit doe je eenmalig, want bij de volgende kaartjes staan deze namen al ingevuld. Ik heb de volgende ingesteld:

Ook hier kun je dus helemaal zelf kiezen wat je wilt instellen. Kies wat handig is voor jouw organisatie en ga gewoon een tijdje ervaren of het werkt voor jou.

De werkwijze

Heb je de labels ingesteld en alle betrokken collega’s (beheerders van alle Microsoft 365 services) toegevoegd aan het planbord dan gaan jullie het planbord gebruiken.

Het is handig om een hoofdbeheerder aan te stellen (jij?) die op dagelijkse/werkelijkse basis de nieuw geïmporteerde berichten in de vorm van kaartjes vanuit de bucket NIEUW naar de juiste buckets verplaatst.

Een mogelijke werkwijze voor een nieuwe kaart zou dan als volgt zijn:

  1. Hoofdbeheerder plaatst nieuwe kaart in de juiste bucket
  2. Hoofdbeheerder geeft de kaart het label ANALYSE
  3. Hoofdbeheerder wijst de kaart toe aan de collega of collega’s die overal het specifieke onderdeel gaan
  4. Toegewezen collega pakt kaart op en gaat een impact analyse doen: wat betekent deze wijziging voor onze omgeving
  5. Als er bekend is wanneer een bepaalde wijziging uitgerold gaat worden in jullie omgeving dan plaats je die (ongeveer)datum als Begindatum in de kaart. Op die manier kun je de agendaweergave van Planner goed gebruiken.
  6. Toegewezen collega kiest na impact analyse welke impact deze wijziging heeft op de omgeving en plaatst in het commentaar op de kaart waarom hiervoor gekozen is.
  7. Is er extra overleg nodig? Dan kan het label TO DISCUSS gekozen worden. Het is dan wel zaak om bijvoorbeeld een terugkerend overleg gepland te hebben waarin de betrokken beheerders (kort) overleg plegen over deze zaken.

Iedere betrokken collega kan dus goed zijn/haar kaartjes in de gaten houden en alle updates omtrent wijzigingen volgen. Op deze manier kan het ook al in een vroeg stadium duidelijk worden dat er bijvoorbeeld communicatie nodig is met eindgebruikers of dat specifieke documentatie een update nodig heeft.

Verwijder kaarten waarvan je zeker weet dat dit voor jullie omgeving niets betekent. Hierin is iedere beheerder zelf verantwoordelijk. Sluit kaarten af als voltooid wanneer de wijziging ook echt voltooid is.

Succes met instellen en het gebruik van dit handige planbord!

Gideon Kos

Gideon Kos

Microsoft 365 Specialist @ ModiShare

Microsoft (Office) 365 enthusiast with extensive experience designing and configuring M365 and SharePoint environments. Gideon is also a Microsoft Certified Trainer and regularly writes knowledge blogs on this website.

0 reacties

Een reactie versturen

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Per maand

Ons Microsoft 365 nieuws & blogs automatisch ontvangen?

Schrijf je nu in op de mailinglist en ontvang maandelijks onze kennisblogs en nieuws in je mailbox.

Gelukt! Vanaf nu ontvang je maandelijks het laatste nieuws en handige kennis!