De nieuwe mobiele Office app: handigheidjes en nieuwe mogelijkheden

door | 06-03-2020 | Microsoft 365, Mobile apps, Office, Office 365 | 0 Reacties

Tot op heden had Microsoft losse apps voor Excel, Powerpoint en Word. Microsoft heeft echter onlangs een nieuwe Office app (voor iOS en Android) uitgebracht waar al deze apps ingevoegd zijn. Een hele handige nieuwe app, die een overzicht biedt van alle documenten waar je recent aan gewerkt hebt, en welke je direct vanuit daar kunt openen en bewerken. De app biedt op dit en andere gebieden nog veel meer mogelijkheden en daar gaan we in dit artikel doorheen.

Handig voor onderweg

De mobiele telefoon heb je altijd bij je, en daarmee ook al jouw (bedrijfs)documenten. Met de nieuwe Office app heb je snel inzicht in de meest recente documenten en kun je die openen en bewerken, waar je ook bent.

Handige functies voor documenten

Bij het openen van documenten zijn er een aantal standaard acties beschikbaar waar je handig gebruik van kunt maken. Uiteraard kun je een document tekstueel bewerken met de standaard opmaaktools zoals lettertype- en kleurkeuze, maar er zijn ook een aantal andere functies die ik hieronder even kort zal toelichten.

Direct delen van document

Het is mogelijk om het document te delen door op de share-knop te drukken. Wanneer je dit doet zal het bekende share-venster verschijnen die we ook in andere Office 365 zien terugkomen. Je kunt het document delen door één of meerdere mensen uit te nodigen, of bijvoorbeeld met iedereen in de organisatie. Je kunt zelf bepalen of de genodigde ook het document mag bewerken of alleen mag inzien. Als het alleen mag worden ingezien kun je ook bepalen of het document wel of niet gedownload mag worden.

Het scherm voor delen van een document

AutoSave

Zoals in de Office programma’s op de computer en de online Office apps, ook in deze app: standaard AutoSave actief. Dit betekent dat alle bewerkingen in een document direct worden opgeslagen. Deze functie kun je uitzetten in het overige acties scherm (de knop met de drie puntjes). Let op: als je deze functie uitschakelt, dan moet je dus handmatig opslaan wat je in dit zelfde scherm zal moeten doen door op de knop Opslaan te drukken.

Een kopie opslaan of versturen

Ook bestaat er vanuit dit scherm de mogelijkheid tot het opslaan van een kopie van het document of het direct versturen van een kopie. De kopie kun je toevoegen aan een e-mail als bijlage of versturen via andere apps (als die mogelijkheid binnen jouw organisatie wordt toegestaan).

Exporten als PDF

Wat mij betreft een handige functie: het document is te exporteren als PDF. Kies je deze functie dan kun je zelf kiezen waar het document opgeslagen wordt, bijvoorbeeld ook op jouw eigen telefoon. Afhankelijk van het type document wat je geopend hebt, is het ook mogelijk om in andere bestandstypen te exporteren.

Versiegeschiedenis

Weten wat er allemaal is aangepast in een document en door wie? Dit is allemaal inzichtelijk gemaakt in deze nieuwe app! Je kunt zien welke versies er allemaal zijn en zelfs iedere versie openen om te kijken hoe deze eruit ziet. Je hebt dan de mogelijkheid om van een specifieke versie een kopie op te slaan (naast het huidige document), of de versie in zijn geheel terug te zetten. Handig!

Documenten (in)scannen met jouw camera

Een erg interessante functie is de mogelijkheid tot het scannen van een papieren document met jouw eigen camera. Druk op de grote + knop en kies voor Lens. Jouw camera opent zich en maak hiermee een foto van het document of afbeelding. Je zal tijdens het positioneren van de camera zien dat de app al automatisch probeert het document in te kaderen. Ben je tevreden met de inkadering, maak dan de foto.

Eenmaal de foto gemaakt heb je een aantal mogelijkheden. Je kunt filters toepassen op de foto om hem een ander uiterlijk te geven en je kunt het bestandstype aangeven. Voor deze laatste zijn er drie opties:

  • Word document
  • Afbeelding
  • PDF document

Als je kiest voor een Word document zal de Office app de tekst proberen te herkennen op jouw foto en dit om te zetten in bewerkbare tekst. Lukt het hem niet om de tekst om te zetten, dan zal de complete foto worden toegevoegd aan het document.

Move to Cloud

Alle ingescande documenten via bovenstaande methode, worden opgeslagen op jouw eigen telefoon. Je hebt de mogelijkheid om het bestand direct naar de cloud te verplaatsen door de gelijknamige optie te gebruiken. Je kunt dan zelf kiezen waar het document opgeslagen moet worden, bijvoorbeeld in SharePoint of OneDrive.

Notities

Onder diezelfde + knop zit ook een optie voor het aanmaken van notities. Dus wil je even snel noteren en opslaan wat je net hebt bedacht, dan kun je deze functie daar prima voor gebruiken. Het is ook mogelijk om foto’s toe te voegen aan jouw notities, die je met eigen camera kunt maken.

Notities staan duidelijk zichtbaar in de app en kun je snel oproepen

Notities worden opgeslagen op jouw telefoon en je kunt ze vanuit de app direct delen via andere apps of in de cloud.

Nieuwe Word, Excel of PowerPoint maken

Als laatste optie onder de + knop zit de mogelijkheid tot het maken van een nieuw Word, Excel of PowerPoint document. Voor Word en Excel is het mogelijk om vanuit hier met je eigen camera een foto te maken van een stuk tekst die vervolgens in een nieuw document wordt gezet. Uiteraard kun je ook met een leeg document beginnen óf gebruik je de mogelijkheid van het toepassen van een sjabloon. Er zijn verschillende sjablonen beschikbaar, de ene meer bruikbaar dan de ander, maar ze zitten er in ieder geval in.

Nieuwe documenten aanmaken in de Office app kan op meerdere manieren

Een nieuwe PowerPoint kun je maken door te beginnen met een lege PowerPoint, of door foto’s te kiezen vanaf je eigen telefoon die vervolgens in slides worden gezet. Ook hier kun je gebruikmaken van sjablonen.

Het Acties menu: nóg meer handige opties

Ain’t done yet :). Nog meer mogelijkheden in deze nieuwe Office app. We hebben nog één onderdeel niet belicht: het Acties menu. Naast de + knop kun je deze vinden en geeft je een aantal acties die ik hieronder kort zal beschrijven.

Bestanden delen tussen apparaten

De eerste optie is Transfer Files. Hiermee kun je bestanden die je op je telefoon hebt aangemaakt versturen naar een computer, of juist andersom van computer naar telefoon. Om dit te gebruiken wordt er gevraagd om op de computer naar transfer.office.com te browsen en vervolgens op de telefoon een QR-code op die site te scannen. Hiermee wordt er een verbinding opgebouwd tussen telefoon en computer en kunnen bestanden heen en weer worden gestuurd.

Het Acties menu heeft een aantal erg handige functies

Afbeelding converteren naar tekst of tabel

Twee opties hier; één optie voor het maken of selecteren van een foto die vervolgens kan worden geconverteerd naar bewerkbare tekst, en een optie voor converteren naar een Excel tabel. Voor die laatste zou je misschien niet al te hoge verwachtingen hebben, maar ik zou zeggen probeer het eens want de functionaliteit werkt verbazingwekkend goed.

Speciale PDF functies: digitaal handtekening zetten

Deze app heeft speciale functies voor PDF documenten ingebouwd. Eentje daarvan is de mogelijkheid voor het zetten van digitale handtekeningen op documenten. Niks printen en scannen dus, gewoon digitaal ‘signen’!

Ook kun je vanuit dit Acties menu van één of meerdere foto’s direct een PDF document maken of andere documenten converteren. Prettig!

Wat komt er (binnenkort) nog aan

De ontwikkeling van deze app is absoluut niet klaar. Microsoft zal deze app nog veel verder uitbouwen. In de komende maanden komen deze functies er in ieder geval nog bij:

  • Woord dictaat – Laat Word je stem omzetten in geschreven tekst en gebruik spraakopdrachten en eenvoudige werkbalken om snel en simpel de juiste opmaak en interpunctie toe te passen die je nodig hebt. Word documenten maken met je stem dus.
  • Excel Cards weergave – Bekijk en bewerk gegevens in een Excel-tabelrij in een eenvoudige, duidelijke kaartindeling, zodat je geen kolommen overspant die de grenzen van het scherm overschrijden.
  • Overzicht naar PowerPoint – Schrijf jouw presentatie-inhoud als een eenvoudig overzicht en laat PowerPoint Designer deze omzetten in presenteerbare dia’s met de juiste stijl, opmaak en iconografie van jouw inhoud.

Zie voor meer informatie over deze functies de pagina van Microsoft.

De nieuwe Office app is volledig gratis en te vinden in de app stores van Android en iOS. Deze app zal binnen afzienbare tijd ook beschikbaar worden gemaakt voor tablets.

Gideon Kos

Gideon Kos

Microsoft 365 Specialist @ ModiShare

Microsoft (Office) 365 enthusiast with extensive experience designing and configuring M365 and SharePoint environments. Gideon is also a Microsoft Certified Trainer and regularly writes knowledge blogs on this website.

0 reacties

Een reactie versturen

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Per maand

Ons Microsoft 365 nieuws & blogs automatisch ontvangen?

Schrijf je nu in op de mailinglist en ontvang maandelijks onze kennisblogs en nieuws in je mailbox.

Gelukt! Vanaf nu ontvang je maandelijks het laatste nieuws en handige kennis!