Vergaderingen in Microsoft Teams kunnen worden opgenomen. Dit geldt ook voor livegebeurtenissen. De video wordt vervolgens opgeslagen op Microsoft Stream. Standaard kunnen al deze vormen van vergaderingen worden opgenomen en dit betekent ook gelijk dat er een flinke wildgroei kan ontstaan in het aantal video’s, maar wat misschien nog lastiger is: het kan de nodige privacy issues in de hand werken. Het is verstandig om jouw gebruikers een leidraad mee te geven hoe om te gaan met het maken van opnamen en welk gedrag gewenst is en, belangrijker nog, welk gedrag juist niet. Het is mogelijk om een Company Video Policy in te stellen in Stream, waarmee je de regels m.b.t. video-opnamen die in jouw bedrijf gelden kunt overbrengen aan jouw gebruikers. Ik ga in dit artikel uitleggen wat het is en hoe het werkt.

Elke gebruiker moet het beleid accepteren

Door het instellen van de Company Video Policy kun je ervoor zorgen dat iedere gebruiker eerst eenmalig het beleid wat jij opgesteld hebt moet accepteren. Het eindresultaat van wat we in dit artikel gaan instellen ziet er dan als volgt uit wanneer je als gebruiker een opname wilt starten in een Teams vergadering:

Het beleid omzeilen lukt niet, want met een klik op de knop Annuleren verdwijnt weliswaar deze box, maar is het ook niet mogelijk om de opname te starten:

Hoe kan je dit instellen?

Het instellen doe je in de admin omgeving van Stream: https://web.microsoftstream.com/admin. Je kunt dit doen als Stream Administrator of Global Administrator. Klik in de admin omgeving op de link Company policies. Je ziet vervolgens dit scherm:

Link to your company’s video policy

In dit gedeelte geef je in de eerste box de link op naar jouw beleid. Dit is in mijn geval bijvoorbeeld een pagina die ik heb aangemaakt op de SharePoint omgeving, waar iedereen leesrechten op heeft.
In de tweede box geef je de tekst op die je wilt weergeven als link naar jouw beleid. Deze tekst met link zal worden getoond onderaan alle Stream pagina’s zodat het beleid op ieder moment opvraagbaar is.

Require company policy acceptance

Hier heb je de keus voor aan of uit. Zet hem aan als je wilt verplichten dat iedereen jouw beleid gezien heeft (eenmalig) voor ze een opname starten en zet hem uit als je het optioneel wilt maken.

Reset company policy acceptance

Is je beleid aangepast sinds de vorige versie? Of wil je gewoon graag dat iedereen opnieuw eenmalig het beleid moet accepteren? Gebruik dan de optie om alle acceptances te resetten. Handig!

Resultaat in Teams

We hebben het ingesteld en nu kunnen we het resultaat bekijken in Teams. We starten een vergadering en starten een opname en de box Voordat u begint met opnemen verschijnt, zoals verwacht. We klikken op de link Beleid weergeven en nu opent de SharePoint pagina die ik speciaal voor dit doel heb gemaakt:

En omdat ik gekozen heb voor het verplicht accepteren van het beleid is na het klikken op Beleid weergeven de knop Accepteren pas beschikbaar geworden:

Happy recording!